Lần đầu xuống xưởng, mình mang theo trong đầu nguyên cái quy trình đã đọc trên giấy, công đoạn nào xong thì cập nhật ngay, rõ ràng, đẹp đẽ, rồi đứng nhìn một lúc mới thấy dưới này người ta làm khác hẳn. Công nhân xử lý một mạch từ đầu tới cuối, cuối ngày mới ngồi viết vào biên bản. Khác xa luôn.
Mà nghĩ kỹ thì cũng chẳng ai sai. Quy trình trên giấy được viết cho người ngồi văn phòng đọc, còn công nhân thì làm theo cách nào kịp hàng nhất. Từ hôm đó mình tin là muốn lấy requirement thật cho ERP hay MES thì phải xuống xưởng, chứ ngồi phòng họp nghe người ta kể lại thì chỉ được một nửa câu chuyện.
Bạn hẹn họp, họ báo bận, hẹn lại, lại bận, đến lần thứ ba thì bắt đầu tự hỏi họ bận thật hay là không muốn dính vào. Mình gặp kiểu stakeholder này rồi, cứ báo bận, tìm đủ cách để không tham gia dự án, và lý do sâu xa không phải họ ghét ai, mà là họ không thích phải thay đổi.
Nó cũng giống mấy cú sốc mình kể trong bài BA mới vào nghề: 5 cú sốc không ai nói trước, stakeholder không hợp tác chẳng phải chuyện hy hữu gì, nó là chuyện thường ngày của nghề.
Giả sử bạn đang họp với một anh trưởng phòng, anh ấy mở ra cái file Excel đã dùng nhiều năm, ô xanh ô đỏ loạn xạ, VLOOKUP chồng lên VLOOKUP, rồi nhẹ nhàng bảo “em ơi, làm giống cái này nhé, đơn giản thôi”. Bạn cười, trong lòng thì không cười nổi.
Chưa nghe câu đó bao giờ thì chắc bạn chưa làm BA cho dự án chuyển đổi số ở Việt Nam, còn nghe rồi thì chắc bạn hiểu cái cảm giác vừa buồn cười vừa bất lực ấy.
Sản phẩm làm ra xịn thật, giao diện đẹp long lanh, nhưng không ai dùng, anh em thủ kho vẫn lén ghi sổ tay, còn dữ liệu trên phần mềm thì sai bét nhè. Đó là bài học đắt giá từ một dự án ERP ở nhà máy cơ khí, và gốc của nó nằm ở chỗ BA chỉ ghi lại đúng lời Giám đốc nói, “làm cho anh cái phần mềm quản lý kho thông minh hơn, xịn hơn”, mà không ai đào xem phía sau câu đó là nhu cầu gì.
Lấy yêu cầu nghe thì đơn giản, cứ đến ngồi hỏi rồi ghi lại là xong, nhưng làm thật rồi mới thấy nó dễ biến thành ác mộng thế nào, và mấy nguyên tắc dưới đây là những thứ mình đúc ra từ chính các vết sẹo của mình ở dự án ERP/MES.
hai trở ngại lớn # Cái bẫy đầu tiên là kinh nghiệm. Thiếu kinh nghiệm thì mình chỉ khai thác được phần nổi của tảng băng, còn phần chìm thì nằm ở mấy chỗ khách hay quên kể như các trường hợp ngoại lệ (business cases), các rủi ro kỹ thuật kiểu tích hợp hệ thống hay chuyển đổi dữ liệu, và phức tạp nhất là yếu tố con người. Cái này không có đường tắt, phải trầy vi tróc vảy qua ít nhất một dự án trọn vẹn mới mong thuần thục. Theo mình, nếu chỉ cầm bảng câu hỏi mẫu đi hỏi thì bạn sẽ chỉ nhận về đúng phần nổi đó, còn nếu người cần hỏi lại né tránh thì xem thêm cách làm khi stakeholder không hợp tác.
