Có lần mình đi công tác xa để hỗ trợ kiểm kê, 4h chiều mới có file kiểm đếm, upload dữ liệu lên hệ thống mất thêm vài tiếng, thế là kế toán, kỹ thuật và mình ở lại tới 1h đêm mới xong, giữa chừng có phát sinh vài vấn đề nhưng rồi cũng xử lý được hết. Go-live nghe thì oách, chứ thật ra nó là lúc mọi thứ mình tin là đã chuẩn bị xong bị đem ra thử thật.
Giả sử bạn ngồi với CFO của một nhà máy ngay sau buổi nghiệm thu phase 1 ERP, anh ấy kể tồn kho giờ real-time, báo cáo tài chính ra nhanh hơn, sếp họp có số để chốt, nghe xuôi lắm, rồi bạn hỏi vậy AP giờ chạy trên hệ thống luôn chưa anh. Rất có thể câu trả lời là AP thì… kế toán vẫn gõ Excel, cuối tháng mới nhập tay lên ERP. ERP đắt tiền, mà dòng tiền ra, thứ ngốn nhiều nhất, vẫn nằm ngoài hệ thống.
Tuần trước mình đọc một bài khá hay trên ERP Today của Sridevi Mutyala bên Oracle, nói về identity governance trong cloud ERP. Bài kể một chuyện tưởng đơn giản, một nhân viên chuyển phòng ban, HR update xong, mấy ứng dụng cloud ERP như Oracle Fusion, SAP S/4HANA, Dynamics 365 đều chạy đúng config, authentication OK, provisioning OK, integration OK, vậy mà quyền truy cập vẫn bị delay, vì approval paths mỗi ứng dụng một kiểu, role definitions không đồng bộ, còn quyết định cấp quyền thì không ai nhớ rõ là của ai. Chuyện ấy quen không? Với mình thì quen lắm.
Giả sử bạn là giám đốc một nhà máy vừa và nhỏ, trên bàn có hai bảng chào giá, một bên bảo Cloud ERP rẻ hơn, triển khai nhanh, bên kia bảo On-premise mới an toàn, dữ liệu xưởng sao mà đưa lên mây được. Tin ai bây giờ? Theo mình câu trả lời chưa bao giờ gói gọn trong một từ.
cloud ERP, cái được và cái mất # Cloud ERP bán chạy vì không cần đầu tư ban đầu lớn, không mua server, không thuê IT, không lo bảo trì, vendor lo hết, và với nhà máy vừa và nhỏ ở Việt Nam thì đây là đường ngắn nhất để có ERP. Có điều theo mình nó có mấy cái bẫy.
Tuần rồi mình đọc được hai case study trên ERP Today mà ngồi nghĩ cả buổi tối, một bài về ngành dược đang chạy SAP S/4HANA migration nhưng mối quan tâm số một lại không phải AI, một bài về Defense Logistics Agency (DLA) của Mỹ, nơi audit readiness mới là động lực chính cho ERP modernization. Một bên thuốc men, một bên vũ khí, khác nhau hoàn toàn, mà chung một câu chuyện là AI không cứu được bạn nếu integration với governance chưa có.
Mới đây ERP Today có bài phân tích khá hay về cuộc đua ERP ngành năng lượng giữa bốn ông lớn SAP, Oracle, IFS và Infor, đọc xong mình thấy có mấy điểm đáng nghĩ, nhất là với anh em đang tư vấn ERP cho nhà máy hay utility ở Việt Nam. Bài này không nhằm so xem ai tốt nhất, vì câu trả lời lúc nào cũng là tùy, mà để thấy mỗi ông có một góc tấn công riêng, và có cái khung đó trong đầu thì lúc chọn ERP mình đặt câu hỏi đúng hơn.
Tuần trước, một anh quản lý sản xuất gọi mình hỏi:
“IFS giờ mua Softeon với 7bridges làm gì thế? Có phải đang cạnh tranh với Blue Yonder với Manhattan Associates không?”
Câu hỏi hay, nhưng theo mình câu trả lời không nằm ở chuyện cạnh tranh WMS với TMS, mà ở chỗ IFS đang xây một lớp vận hành (operations layer) cho nhà máy và tài sản công nghiệp, nơi AI không chỉ phân tích số liệu mà còn ra quyết định dựa trên bối cảnh vật lý thật ngoài xưởng. Bài này mình ngồi gỡ ba thương vụ M&A gần đây của IFS, xem họ đang nhắm tới cái gì, và cái bẫy mà ai làm tư vấn ERP cũng nên biết trước.
Giả sử bạn đang họp với một anh trưởng phòng, anh ấy mở ra cái file Excel đã dùng nhiều năm, ô xanh ô đỏ loạn xạ, VLOOKUP chồng lên VLOOKUP, rồi nhẹ nhàng bảo “em ơi, làm giống cái này nhé, đơn giản thôi”. Bạn cười, trong lòng thì không cười nổi.
Chưa nghe câu đó bao giờ thì chắc bạn chưa làm BA cho dự án chuyển đổi số ở Việt Nam, còn nghe rồi thì chắc bạn hiểu cái cảm giác vừa buồn cười vừa bất lực ấy.
Người ta hay hỏi nhau “bên đó chạy ERP gì”, như thể chọn đúng phần mềm là xong một nửa dự án, nhưng càng làm mình càng thấy câu hỏi đó đặt sai chỗ, vì hai nhà máy chạy cùng một hệ thống vẫn có thể một bên trơn tru, một bên ngày nào cũng ngồi đối chiếu Excel. Khác nhau ở dữ liệu.
không phải ERP gì, mà dữ liệu có chạy xuyên không # Giả sử một nhà máy có ERP, có MES, có hệ thống kho, nhưng mỗi hệ thống là một ốc đảo, dữ liệu từ PLM sang ERP phải export Excel, từ ERP sang MES lại import bằng tay, mỗi lần đổi cấu hình sản phẩm là một đợt đối chiếu mệt nghỉ. Theo mình, cảnh này không hiếm ở nhà máy Việt. Ai cũng biết dữ liệu quan trọng, nhưng nối được một mạch từ khâu thiết kế đến khâu vận hành thì không nhiều nơi làm được, và phần mềm có xịn đến đâu mà dữ liệu đi bộ qua tay người thì cũng chỉ nhanh bằng người gõ.
Lấy yêu cầu nghe thì đơn giản, cứ đến ngồi hỏi rồi ghi lại là xong, nhưng làm thật rồi mới thấy nó dễ biến thành ác mộng thế nào, và mấy nguyên tắc dưới đây là những thứ mình đúc ra từ chính các vết sẹo của mình ở dự án ERP/MES.
hai trở ngại lớn # Cái bẫy đầu tiên là kinh nghiệm. Thiếu kinh nghiệm thì mình chỉ khai thác được phần nổi của tảng băng, còn phần chìm thì nằm ở mấy chỗ khách hay quên kể như các trường hợp ngoại lệ (business cases), các rủi ro kỹ thuật kiểu tích hợp hệ thống hay chuyển đổi dữ liệu, và phức tạp nhất là yếu tố con người. Cái này không có đường tắt, phải trầy vi tróc vảy qua ít nhất một dự án trọn vẹn mới mong thuần thục. Theo mình, nếu chỉ cầm bảng câu hỏi mẫu đi hỏi thì bạn sẽ chỉ nhận về đúng phần nổi đó, còn nếu người cần hỏi lại né tránh thì xem thêm cách làm khi stakeholder không hợp tác.
