Go-live xong, hệ thống chạy, nhưng người dùng lại work around, có cách né, không làm theo quy trình chuẩn, file Excel vẫn mở sẵn “cho chắc”. Với mình, đó là dấu hiệu rõ nhất một dự án ERP sắp có chuyện.
Vậy cái gì dẫn tới đó? Dưới đây là 5 lý do, có cái mình gặp thật, có cái là quan điểm của mình, và nếu bạn muốn một ví dụ cụ thể thì bài 3 cái bẫy cấu hình IFS Cloud Procurement cũng xuất phát từ những lỗi tương tự.
bắt đầu từ phần mềm chứ không từ vấn đề#
Nghe quen không, sếp đi hội thảo về, ký hợp đồng với vendor ERP xong rồi mới gọi BA vào bảo “giờ em đi khảo sát requirement đi”. Cái dở là requirement không phải thứ để đi khảo sát sau khi đã chọn xong phần mềm, nó là thứ quyết định chọn phần mềm nào, chứ không phải ngược lại. Theo mình, làm ngược thì rất dễ rơi vào cảnh còng lưng custom một module mà phần mềm vốn không được thiết kế để làm, chỉ vì lúc chọn chẳng ai hỏi “cái này có thật sự giải quyết vấn đề của mình không?”.
“cứ làm giống quy trình cũ đi em”#
Câu này quen lắm. Theo mình, người ta nói vậy vì không thích thay đổi, hoặc không muốn học lại từ đầu, và mình từng gặp stakeholder cứ báo bận, tìm đủ cách không tham gia dự án, chỉ vì không thích phải thay đổi.
ERP không phải bản số hóa của quy trình giấy, nó là cơ hội để chuẩn hóa, cắt bỏ những bước thừa, tự động hóa những thứ đáng lẽ không cần người làm. Nhưng khi BA chiều stakeholder quá thì kết cục là một cái ERP chạy y hệt quy trình cũ, chỉ khác là giờ nhập liệu trên màn hình thay vì trên giấy, tốn cả một dự án để đổi lấy cái Excel màu mè hơn. Hơi phí.
sponsor vắng mặt, hoặc chỉ sếp có mặt#
Giả sử giám đốc nhà máy là sponsor dự án, đồng thời là người bận nhất công ty, họp steering committee thì gửi trợ lý đi thay, còn mỗi lần cần quyết chuyện lớn như đổi quy trình hay thêm budget thì lại “để anh hỏi sếp đã”. Sponsor vắng mặt thì quyết định nào cũng bị treo, dự án vẫn chạy nhưng chạy mà không có người cầm lái, và đến lúc go-live sponsor mới thấy hệ thống không giống mình tưởng tượng.
Ngược lại cũng nguy hiểm không kém, là chỉ có sếp có mặt. Mình từng đi lấy yêu cầu mà chỉ được làm việc với sếp, không được gặp nhân viên trực tiếp làm, sếp chốt sai, tới UAT nhân viên mới báo là không ổn. Sponsor cần có mặt để quyết, nhưng người làm thật cũng phải có tiếng nói.
test bằng dữ liệu giả, và test thiếu người#
Giả sử UAT chỉ chạy bằng vài dòng dữ liệu mẫu, chạy ngon lành, rồi go-live xong đổ dữ liệu thật vào thì lỗi lòi ra đủ kiểu, trùng mã, sai định dạng, thiếu trường bắt buộc. Cách viết kịch bản để tránh chuyện này mình để ở bài UAT cho dự án ERP.
Theo mình, dữ liệu thật lúc nào cũng bẩn hơn mình tưởng, nên với master data mình hay làm template chuẩn cho khách điền và hướng dẫn họ điền cho đúng. Thêm một chuyện mình gặp thật, là UAT không như kỳ vọng vì user không có thời gian tham gia test, nên kịch bản UAT nên đi theo quy trình end to end, và phải giữ được lịch cho người dùng thật ngồi test.
không đo được thành công#
“Hết dự án là xong” là một câu sai, vì hết go-live mới là bắt đầu, mà nếu từ đầu không có metrics thì lấy gì biết dự án thành công hay không? Theo mình, câu nên hỏi trước dự án là “sau go-live một thời gian, anh chị muốn thấy điều gì khác?”, không ai trả lời được thì sau này câu “ERP chẳng cải thiện được gì” cũng chẳng ai cãi được, vì chưa từng định nghĩa cải thiện là cái gì.
nói cho công bằng#
Có những lúc phần mềm chọn sai thật, hoặc vendor yếu thật, nhưng theo mình kể cả khi đó thì năm cái trên vẫn làm mọi thứ tệ hơn, và phần lớn là lỗi ở cách mình làm dự án.
5 lý do ERP thất bại — Tổng kết
| # | Vấn đề | Hậu quả | Cách tránh |
|---|---|---|---|
| 1 | Chọn phần mềm trước, khảo sát sau | Custom module không phù hợp | Requirement → chọn ERP, không ngược lại |
| 2 | Copy quy trình cũ nguyên xi | ERP thành “Excel màu mè” | Chuẩn hoá + cắt bỏ trước khi số hoá |
| 3 | Sponsor vắng mặt, hoặc chỉ sếp có mặt | Trì hoãn, chốt sai | Sponsor có mặt để quyết, user thật được hỏi |
| 4 | Test bằng dữ liệu giả, thiếu user | Lỗi lòi ra khi go-live | Làm sạch data thật, UAT end to end có user thật |
| 5 | Không có metrics thành công | Không biết dự án có hiệu quả không | Định nghĩa metrics trước, đo lại sau go-live |
Hỏi thật, dự án ERP của bạn đang bị cái nào trong năm cái trên âm thầm giết dần?
