Tuần trước, một anh quản lý sản xuất gọi mình hỏi:
“IFS giờ mua Softeon với 7bridges làm gì thế? Có phải đang cạnh tranh với Blue Yonder với Manhattan Associates không?”
Câu hỏi hay, nhưng theo mình câu trả lời không nằm ở chuyện cạnh tranh WMS với TMS, mà ở chỗ IFS đang xây một lớp vận hành (operations layer) cho nhà máy và tài sản công nghiệp, nơi AI không chỉ phân tích số liệu mà còn ra quyết định dựa trên bối cảnh vật lý thật ngoài xưởng. Bài này mình ngồi gỡ ba thương vụ M&A gần đây của IFS, xem họ đang nhắm tới cái gì, và cái bẫy mà ai làm tư vấn ERP cũng nên biết trước.
Giả sử bạn đang họp với một anh trưởng phòng, anh ấy mở ra cái file Excel đã dùng nhiều năm, ô xanh ô đỏ loạn xạ, VLOOKUP chồng lên VLOOKUP, rồi nhẹ nhàng bảo “em ơi, làm giống cái này nhé, đơn giản thôi”. Bạn cười, trong lòng thì không cười nổi.
Chưa nghe câu đó bao giờ thì chắc bạn chưa làm BA cho dự án chuyển đổi số ở Việt Nam, còn nghe rồi thì chắc bạn hiểu cái cảm giác vừa buồn cười vừa bất lực ấy.
Người ta hay hỏi nhau “bên đó chạy ERP gì”, như thể chọn đúng phần mềm là xong một nửa dự án, nhưng càng làm mình càng thấy câu hỏi đó đặt sai chỗ, vì hai nhà máy chạy cùng một hệ thống vẫn có thể một bên trơn tru, một bên ngày nào cũng ngồi đối chiếu Excel. Khác nhau ở dữ liệu.
không phải ERP gì, mà dữ liệu có chạy xuyên không # Giả sử một nhà máy có ERP, có MES, có hệ thống kho, nhưng mỗi hệ thống là một ốc đảo, dữ liệu từ PLM sang ERP phải export Excel, từ ERP sang MES lại import bằng tay, mỗi lần đổi cấu hình sản phẩm là một đợt đối chiếu mệt nghỉ. Theo mình, cảnh này không hiếm ở nhà máy Việt. Ai cũng biết dữ liệu quan trọng, nhưng nối được một mạch từ khâu thiết kế đến khâu vận hành thì không nhiều nơi làm được, và phần mềm có xịn đến đâu mà dữ liệu đi bộ qua tay người thì cũng chỉ nhanh bằng người gõ.
Khách nói họ cần cả một đống màn hình quản lý ở nhiều module, mình hì hục đào mãi mới vỡ ra là thứ họ thật sự cần chỉ là một cái dashboard. Sốc nhẹ.
Đó là một trong những cú sốc đầu tiên của mình với nghề BA, và nó chẳng có trong giáo trình nào mình từng đọc. Bài này gom lại mấy cú sốc mà BA mới vào nghề hay va phải, trong đó hai cú đầu là chuyện thật của mình, còn ba cú sau là quan điểm của mình về những gì người trong nghề hay gặp.
Go-live xong, hệ thống chạy, nhưng người dùng lại work around, có cách né, không làm theo quy trình chuẩn, file Excel vẫn mở sẵn “cho chắc”. Với mình, đó là dấu hiệu rõ nhất một dự án ERP sắp có chuyện.
Vậy cái gì dẫn tới đó? Dưới đây là 5 lý do, có cái mình gặp thật, có cái là quan điểm của mình, và nếu bạn muốn một ví dụ cụ thể thì bài 3 cái bẫy cấu hình IFS Cloud Procurement cũng xuất phát từ những lỗi tương tự.
Mình mở blog này vì một lý do khá ích kỷ, là viết ra thì mới biết mình hiểu đến đâu. Mấy năm đi làm, có những thứ mình cứ tưởng là hiểu rồi, đến lúc ngồi gõ lại thành câu cho người khác đọc mới lòi ra chỗ nào mình còn mơ hồ, nên blog này về cơ bản là cái bàn nháp của mình. Nháp công khai.
mình là ai # Mình là Đức Quân, nghề chính là Business Analyst, chuyên triển khai ERP và quản lý chuỗi cung ứng (SCM) trong các nhà máy sản xuất. Việc hằng ngày xoay quanh IFS Cloud, từ procurement, inventory đến manufacturing, cộng thêm mấy dự án ERP tự viết. Mình có chứng chỉ CBAP của IIBA, nhưng thứ giúp mình làm được việc không phải mấy chữ cái đó, mà là những buổi chiều đứng dưới xưởng nghe quản đốc chửi hệ thống.
Giả sử module IFS Cloud Procurement đã go-live rồi mà team mua hàng vẫn ngập trong Excel và việc tay, theo mình chuyện này nằm gọn trong 5 lý do khiến dự án ERP thất bại, và root cause thường không nằm ở phần mềm mà ở cách người ta set-up nó từ lúc triển khai. Dưới đây là 3 cái bẫy mình thấy lặp đi lặp lại.
approval route một cỡ cho tất cả # Luồng duyệt mặc định của IFS Cloud là phẳng, mọi requisition chạy chung một chain bất kể giá trị, chủng loại hay phòng ban, và nhiều team cứ để vậy với ý nghĩ “sau này refine”. Kết quả là cái request mua giấy vài chục nghìn và cái đơn thiết bị bạc tỷ xếp chung một hàng chờ, ông approver nghỉ phép vài hôm là dây chuyền đứng.
Sản phẩm làm ra xịn thật, giao diện đẹp long lanh, nhưng không ai dùng, anh em thủ kho vẫn lén ghi sổ tay, còn dữ liệu trên phần mềm thì sai bét nhè. Đó là bài học đắt giá từ một dự án ERP ở nhà máy cơ khí, và gốc của nó nằm ở chỗ BA chỉ ghi lại đúng lời Giám đốc nói, “làm cho anh cái phần mềm quản lý kho thông minh hơn, xịn hơn”, mà không ai đào xem phía sau câu đó là nhu cầu gì.
Lấy yêu cầu nghe thì đơn giản, cứ đến ngồi hỏi rồi ghi lại là xong, nhưng làm thật rồi mới thấy nó dễ biến thành ác mộng thế nào, và mấy nguyên tắc dưới đây là những thứ mình đúc ra từ chính các vết sẹo của mình ở dự án ERP/MES.
hai trở ngại lớn # Cái bẫy đầu tiên là kinh nghiệm. Thiếu kinh nghiệm thì mình chỉ khai thác được phần nổi của tảng băng, còn phần chìm thì nằm ở mấy chỗ khách hay quên kể như các trường hợp ngoại lệ (business cases), các rủi ro kỹ thuật kiểu tích hợp hệ thống hay chuyển đổi dữ liệu, và phức tạp nhất là yếu tố con người. Cái này không có đường tắt, phải trầy vi tróc vảy qua ít nhất một dự án trọn vẹn mới mong thuần thục. Theo mình, nếu chỉ cầm bảng câu hỏi mẫu đi hỏi thì bạn sẽ chỉ nhận về đúng phần nổi đó, còn nếu người cần hỏi lại né tránh thì xem thêm cách làm khi stakeholder không hợp tác.
Anh em làm BA mà đi deal lương bằng niềm tin thì chết dở, nhất là anh em tay ngang hay fresher, vốn đã thấy mình ở cửa dưới, vào phòng là chỉ mong người ta nhận cho, ai hỏi bao nhiêu cũng ậm ừ “dạ tuỳ anh chị”. Bài này là cách mình nghĩ về chuyện deal lương, mà nghĩ theo đúng kiểu BA, tức là dữ liệu và phân tích.
