Lần đầu mình xuống xưởng, mình mặc áo sơ mi trắng, đi giày da bóng. Bác bảo vệ nhìn một cái rồi lắc đầu: “Anh đi văn phòng hay đi xưởng đấy?” Mình ngượng chín mặt. Từ hôm đó, trong cốp xe lúc nào cũng có một đôi giày bảo hộ cũ và cái mũ nhựa bạc màu.
Làm BA trong mảng ERP, mình học được một điều: muốn lấy requirement thật, phải xuống xưởng. Không phải ngồi phòng họp máy lạnh nghe người ta “diễn” lại cho mình nghe.
1. Họp giao ca buổi sáng: nghe chứ đừng vội hỏi#
Bảy giờ sáng, chuyền đứng họp giao ca. Mình đứng cuối, im lặng nghe. Tổ trưởng báo ca đêm dừng bao nhiêu phút, máy nào hỏng, đơn nào thiếu nguyên liệu. Nghe chẳng liên quan gì đến “requirement”.
Nhưng chính mấy con số ấy mới là requirement thật. Khi người ta kể chuyện ca đêm kẹt hàng vì thiếu mã, tức là họ đang nói quy trình nhập kho của mình có lỗ hổng. Ngồi phòng họp thì không bao giờ nghe được mấy câu này. Cách lấy yêu cầu kiểu này mình viết kỹ hơn trong bài 3 nguyên tắc “sống còn” để lấy yêu cầu hiệu quả.
2. Trưa: requirement nằm ở bàn ăn cơm#
Ăn cơm công nhân, mình ngồi ké. Anh em kể: “Hệ thống mới báo lỗi hoài, tụi em phải ghi ra giấy rồi cuối ca mới nhập lại.”
Mình nghe mà giật mình. Hóa ra người ta đang vận hành song song hai hệ thống: một cái trên máy tính, một cái bằng giấy. Đây chính là lý do số liệu tồn kho lệch, mà mình còn đang cặm cụi phân tích trên Excel. Requirement đôi khi không phải thứ người ta nói thẳng, mà là thứ họ đã lỡ làm vì phần mềm không theo kịp.
3. Chiều: ngồi cạnh chuyền, thấy cái Excel “thần thánh”#
Buổi chiều mình xin ngồi cạnh chị thủ kho. Chị mở một file Excel mấy nghìn dòng, tô màu đỏ vàng xanh, công thức lồng nhau đến phát sợ. Đấy mới là “hệ thống thật” của nhà máy. ERP vừa cài chỉ là cái vỏ.
Chị nói: “Em biết nhập vô ERP thì tốt, nhưng cái này quen hơn.” Mình không cãi. Mình ngồi xem chị thao tác từng bước, ghi lại từng cú click. Muốn thiết kế màn hình nhập liệu mới, trước hết phải hiểu cái Excel ấy đã.
Nhưng đừng tưởng xuống xưởng là đủ#
Xuống xưởng nhiều mà không có mục đích thì chỉ tốn giày. Mình từng thấy BA xuống xưởng suốt tuần, chụp ảnh đủ chỗ, cuối cùng vẫn viết spec sai. Vì xuống xưởng mà không biết mình cần nghe gì, thì cũng chỉ là đi dạo.
Muốn sống sót dưới xưởng, còn cần mấy “món võ” phòng thân nữa — mình viết rõ trong bài BA trong nhà máy: 6 “món võ” phòng thân.
Requirement thật không nằm trong email, không nằm trong cuộc họp. Nó nằm trong tiếng máy chạy, trong bàn tay đang ghi số ra giấy, trong câu nói của chị thủ kho lúc cuối giờ.
Câu hỏi mình để lại: lần gần nhất bạn nghe được một requirement “thật” ở ngoài phòng họp là khi nào?
