Lần đầu xuống xưởng, mình mang theo trong đầu nguyên cái quy trình đã đọc trên giấy, công đoạn nào xong thì cập nhật ngay, rõ ràng, đẹp đẽ, rồi đứng nhìn một lúc mới thấy dưới này người ta làm khác hẳn. Công nhân xử lý một mạch từ đầu tới cuối, cuối ngày mới ngồi viết vào biên bản. Khác xa luôn.
Mà nghĩ kỹ thì cũng chẳng ai sai. Quy trình trên giấy được viết cho người ngồi văn phòng đọc, còn công nhân thì làm theo cách nào kịp hàng nhất. Từ hôm đó mình tin là muốn lấy requirement thật cho ERP hay MES thì phải xuống xưởng, chứ ngồi phòng họp nghe người ta kể lại thì chỉ được một nửa câu chuyện.
Quan sát trước, hỏi sau#
Interview có giới hạn của nó, và mình dính cả hai kiểu: người ta không nhớ, hoặc người ta kể mà mình hiểu sai. Đứng xem họ làm thật thì rõ hơn hẳn, lại còn thấy được chỗ họ làm khác quy trình, khác luôn cả cách chính họ vừa kể trong phòng họp.
Ở một dự án, sếp phía khách mô tả quy trình đúng như trên giấy, xuống xưởng mới thấy công nhân đã làm khác đi từ lâu rồi. Nếu chỉ nghe sếp thì cái spec viết ra sẽ đúng với tờ giấy và sai với cái xưởng, mà người phải dùng hệ thống hằng ngày lại là người dưới xưởng.
Nên theo mình, buổi đầu xuống xưởng cứ im lặng nhiều hơn hỏi, ghi lại ai làm gì, ghi vào đâu, vào lúc nào, còn câu hỏi thì để dành cho buổi sau. Hỏi sớm quá dễ thành dắt người ta trả lời theo cái quy trình mình đang cầm trong tay.
Để ý chỗ người ta ghi tay#
Chi tiết “cuối ngày mới viết biên bản” nghe thì nhỏ, nhưng theo mình nó nói lên khá nhiều thứ. Dữ liệu trên hệ thống sẽ trễ cả ngày so với thực tế, và nếu bạn thiết kế màn hình bắt công nhân nhập ở từng công đoạn thì rất có thể họ sẽ không nhập, hoặc nhập dồn một lần cho xong.
Giả sử bạn thấy công nhân ghi số ra giấy rồi cuối ca mới nhập lại. Đừng vội kết luận là họ lười, mà thử hỏi xem nhập ngay thì vướng ở đâu, máy để xa chỗ đứng, thao tác nhiều bước quá, hay đơn giản là chưa quen. Mỗi câu trả lời dẫn tới một thiết kế khác nhau.
Người dưới xưởng ngại thiết bị, chuyện đó bình thường#
Một điều mình thấy rõ là người dùng dưới xưởng ngại nhập liệu, ngại đụng vào máy tính hay tablet, đơn giản vì họ không quen. Ý là cả ngày tay họ làm việc với máy móc, vật tư, chứ có phải với bàn phím đâu.
Theo mình, thiết kế cho xưởng nên đi theo hướng càng ít trường càng tốt, nút to, quét mã thay vì gõ, và có người kèm cặp mấy ngày đầu. Cái màn hình trông rất ổn trong phòng họp chưa chắc đã dùng nổi với đôi găng tay dính dầu.
Học ngôn ngữ của xưởng#
BA làm MES cần hiểu sản xuất, và thứ dân IT hay thiếu nhất theo mình là BOM. Không hiểu BOM thì lúc tổ trưởng nói chuyện định mức, thay thế vật tư, bán thành phẩm, mình ngồi nghe chẳng khác gì nghe tiếng nước ngoài, gật gù cho phải phép.
Mình đi từ DEV sang PO rồi mới sang BA, nên mảng này mình phải tự học thêm rất nhiều. Gợi ý của mình là trước khi xuống xưởng thì đọc BOM của vài sản phẩm chính, hỏi cho ra mỗi công đoạn tạo ra cái gì, để lúc đứng cạnh chuyền ít nhất còn biết mình đang nhìn cái gì.
Xuống xưởng thôi thì chưa đủ#
Xuống xưởng nhiều mà không có mục đích thì chỉ tốn giày. Không biết mình cần nghe gì thì xuống cả tuần, chụp ảnh đủ mọi góc, vẫn có thể viết ra cái spec sai như thường.
Quan sát xong rồi vẫn phải quay lại thống nhất với mọi người. Khi các bên mỗi người hiểu quy trình một kiểu, cách mình làm là vẽ quy trình ra dạng biểu đồ dễ hiểu, flowchart hoặc swimlane, rồi họp thống nhất lại, vì nhìn chung một cái hình thì cãi nhau nhanh hơn nhiều so với mỗi người cầm một đoạn mô tả bằng chữ.
Muốn sống sót dưới xưởng còn cần thêm mấy món phòng thân nữa, mình gom lại trong bài BA trong nhà máy: 6 “món võ” phòng thân. Còn cách lấy yêu cầu nói chung thì anh em đọc thêm bài 3 nguyên tắc “sống còn” để lấy yêu cầu hiệu quả.
Quy trình trên giấy là cái người ta nghĩ mình đang làm, còn cái xưởng mới là cái người ta làm thật. Lần gần nhất bạn xuống xưởng, bạn thấy chỗ nào khác với tờ giấy?
