Giả sử module IFS Cloud Procurement đã go-live rồi mà team mua hàng vẫn ngập trong Excel và việc tay, theo mình chuyện này nằm gọn trong 5 lý do khiến dự án ERP thất bại, và root cause thường không nằm ở phần mềm mà ở cách người ta set-up nó từ lúc triển khai. Dưới đây là 3 cái bẫy mình thấy lặp đi lặp lại.
approval route một cỡ cho tất cả#
Luồng duyệt mặc định của IFS Cloud là phẳng, mọi requisition chạy chung một chain bất kể giá trị, chủng loại hay phòng ban, và nhiều team cứ để vậy với ý nghĩ “sau này refine”. Kết quả là cái request mua giấy vài chục nghìn và cái đơn thiết bị bạc tỷ xếp chung một hàng chờ, ông approver nghỉ phép vài hôm là dây chuyền đứng.
Cách làm là thiết lập approval route theo điều kiện ngay từ đầu, vì IFS Cloud hỗ trợ route dựa trên document amount, part category, department, project code. Định nghĩa ít nhất 3 luồng, đơn giá trị nhỏ thì auto-approve, đơn tầm trung thì duyệt cấp phòng ban, đơn lớn mới đi multi-tier, còn ngưỡng tiền cụ thể thì mỗi công ty tự chốt theo chính sách của mình, làm vậy thì cycle time rút ngắn thấy rõ.
bỏ qua lead time ở cấp Part-Supplier#
IFS Cloud lưu lead time ở link Part Supplier chứ không phải ở header supplier, vậy mà mình thấy nhiều team chỉ nhập một con số chung chung ở master supplier rồi thôi. Vấn đề là cùng một supplier, cái bracket đặc chủng có thể mất mấy tuần còn con bolt tiêu chuẩn chỉ vài hôm, MRP chạy ra đọc chung một con số cho cả hai, thế là bracket về trễ, còn bolt về sớm nằm kho tốn tiền giữ.
Cách làm là lúc migrate dữ liệu thì chịu khó điền lead time chính xác cho từng part, một cái spreadsheet 3 cột Supplier ID, Part ID, Lead Time (ngày), rồi upload qua Data Import tool của IFS Cloud. Mất một buổi chiều, đổi lại tiết kiệm hàng tuần đi expediting sau này.
không dùng Purchase Agreement cho hàng mua định kỳ#
Purchase Agreement với agreement lines là một trong những tính năng bị underuse nhất của IFS Cloud Procurement. Team mua hàng cứ dùng purchase order một lần cho những thứ mua đi mua lại hàng tháng như văn phòng phẩm, MRO consumables, bao bì, cùng supplier, cùng giá, thành ra tháng nào buyer cũng copy PO cũ, đổi ngày, sửa số lượng, tháng nào cũng cùng một thao tác, cùng rủi ro nhập sai, và cùng một mớ thời gian vứt đi.
Cách tốt hơn là tạo blanket Purchase Agreement với agreement lines cho từng recurring item, gồm giá, thời hạn, call-off terms, rồi dùng Requisition Auto-Release để tự sinh PO từ agreement khi tồn kho chạm reorder point. Setup mỗi agreement không mất bao lâu, còn phần thao tác lặp lại hằng tháng của từng buyer thì gần như biến mất, nhân lên cả team là con số đáng kể, chỉ từ một lần đổi cấu hình.
ngày 1 hay ngày 90#
Ba cái trên không phức tạp, không cần code custom, không cần consultant đắt tiền, chỉ cần nghĩ về thực tế vận hành trước khi lock cấu hình. Lần tới set-up IFS Cloud Procurement, thử tự hỏi một câu, cái này chạy được vào ngày 90 hay chỉ chạy được ngày 1? Mấy việc cần chốt trước ngày đầu tiên mình có ghi trong bài go-live: chuẩn bị gì, sai gì, sửa gì.
Bên bạn có cái bẫy cấu hình nào làm team mất cả tuần sửa không?
