Giả sử bạn là giám đốc một nhà máy vừa và nhỏ, trên bàn có hai bảng chào giá, một bên bảo Cloud ERP rẻ hơn, triển khai nhanh, bên kia bảo On-premise mới an toàn, dữ liệu xưởng sao mà đưa lên mây được. Tin ai bây giờ? Theo mình câu trả lời chưa bao giờ gói gọn trong một từ.
cloud ERP, cái được và cái mất#
Cloud ERP bán chạy vì không cần đầu tư ban đầu lớn, không mua server, không thuê IT, không lo bảo trì, vendor lo hết, và với nhà máy vừa và nhỏ ở Việt Nam thì đây là đường ngắn nhất để có ERP. Có điều theo mình nó có mấy cái bẫy.
Bẫy đầu là vừa chạy vừa ngã. Cloud ERP hứa go-live nhanh, mà nhanh thì dễ cắt xén requirement, giả sử yêu cầu batch tracking bị cắt cho kịp go-live, vài tháng sau xưởng lại quay ra làm Excel song song, đúng kiểu lỗi mình kể trong bài tại sao dự án ERP thất bại.
Bẫy thứ hai là chi phí dài hạn, năm đầu nghe rẻ, nhưng subscription thì trả mãi và có thể tăng theo năm, nên cứ tính tổng chi phí cho vài năm, kể cả số user tăng thêm, rồi hẵng so, đừng so mỗi năm đầu.
Bẫy thứ ba là internet. Xưởng ở khu công nghiệp xa trung tâm mà mất mạng là mất ERP luôn, xưởng phụ thuộc hệ thống để chạy lệnh sản xuất thì vài tiếng mất mạng cũng đủ làm production đứng, nên hỏi thật kỹ phương án đường truyền dự phòng.
on-premise, tưởng an toàn mà cũng đau đầu#
On-premise nghe an toàn hơn vì dữ liệu nằm ngay trong xưởng, không sợ mất mạng, không phụ thuộc vendor, nhưng câu đầu tiên là IT đâu ra. Nhà máy vừa và nhỏ ở Việt Nam hiếm khi có đội IT riêng, không có người quản trị thì server treo không ai sửa, patch không ai cài, càng chạy càng ì.
Rồi upgrade là cực hình. Cloud ERP tự update, còn on-premise mỗi lần upgrade là một dự án riêng, nào test, nào data migration, nào downtime, thế là rất dễ rơi vào cảnh chạy mãi một phiên bản cũ vì không ai dám đụng. Chưa kể chi phí ẩn, license mua một lần nghe rẻ, nhưng cộng thêm server, backup, bảo trì, nhân sự, tiền điện, điều hòa cho phòng server thì tính ra chẳng rẻ chút nào.
vậy chọn gì#
Không có câu trả lời chung, nhưng theo mình có thể nghĩ theo khung này. Cloud hợp với nhà máy vừa và nhỏ, chưa có đội IT riêng, mạng ổn định hoặc có đường dự phòng, và chấp nhận đánh đổi là không custom sâu được. On-premise đáng cân nhắc khi nhà máy lớn, chạy liên tục 24/7, có đội IT vận hành, yêu cầu bảo mật cao như sản xuất quốc phòng hay dược phẩm, hoặc xưởng ở vùng sâu mạng chập chờn. Còn hybrid, một ít cloud một ít tại chỗ, là hướng mà mấy vendor lớn như IFS, SAP đang làm, vừa linh hoạt vừa giữ được quyền kiểm soát dữ liệu nhạy cảm.
công nghệ chỉ là phần nhỏ#
Theo mình phần lớn câu chuyện nằm ở con người và quy trình. Một dấu hiệu dự án ERP sắp có vấn đề mà mình từng thấy là mọi người work around với phần mềm, có cách né, không làm theo quy trình chuẩn, và dấu hiệu đó chẳng quan tâm hệ thống nằm trên cloud hay trong phòng server. Câu hỏi thật là doanh nghiệp có sẵn sàng đổi cách làm việc hay không, chưa sẵn sàng thì chọn gì cũng thế thôi.
Bài học trong IFS Cloud Procurement Pitfalls cũng áp vào đây được, công cụ không quan trọng bằng cách dùng công cụ.
Còn nhà máy của bạn, hoặc công ty bạn đang tư vấn, đang nghiêng về cloud hay on-premise, và vì sao?
