Mở meeting với trưởng phòng sản xuất. Ông ấy mở cái Excel trên desktop — cái file 7 năm tuổi, ô màu xanh đỏ loạn xạ, VLOOKUP chồng lên VLOOKUP, comment từ năm 2019 vẫn còn.
“Em ơi, làm giống cái này nhé. Đơn giản thôi.”
Mình cười. Trong lòng mình khóc.
Nếu bạn chưa từng nghe câu đó, chắc bạn chưa làm BA cho dự án chuyển đổi số ở Việt Nam. Còn nếu đã nghe rồi, chắc bạn cũng hiểu cái cảm giác vừa buồn cười vừa bất lực.
1. Cái Excel đó có gì đặc biệt#
Excel cũ không chỉ là bảng tính. Nó là cả một đời người dùng tự mày mò.
Từng cái conditional formatting, từng cái pivot table, từng cái formula ghép từ nhiều sheet — đều có lý do. Không phải lý do kỹ thuật, mà là lý do thói quen. Cái ô màu đỏ có nghĩa “hàng này sắp trễ”. Cái ô màu vàng là “đang chờ duyệt”. Dòng số 47 bị ẩn vì nó là tổng hợp của sáu tháng trước, họ giữ lại để đối chiếu.
Họ thuộc lòng cái Excel đó. Mình vào nhìn thì chẳng hiểu gì.
Vấn đề là Excel đó ổn cho một người dùng. Đưa lên ERP với 50 người cùng nhập, cùng xem, cùng báo cáo — mọi chuyện vỡ mặt. Mình có viết về cái bẫy dữ liệu này trong bài ERP không chạy trên phần mềm, mà chạy trên dữ liệu.
2. Cái bẫy “làm giống”#
Nguy hiểm nhất không phải câu nói, mà là cái gật đầu của BA.
Mình đã từng gật. Nghĩ đơn giản: ừ cũng dễ, mấy cái cột, làm y chang thôi. Sai to.
Làm giống Excel 7 năm cũ nghĩa là:
- Copy luôn mấy cái workaround mà họ tự chế vì không có hệ thống
- Giữ nguyên quy trình thủ công — Excel không validate, không enforce business rule gì cả
- Đóng khung tư duy vào cách làm cũ, trong khi ERP có thể làm tốt hơn gấp 10 lần
Mình từng tưởng BA là làm đúng y chang những gì stakeholder yêu cầu. Sai. Công việc thật sự là mổ xẻ cái yêu cầu đó, hỏi tại sao họ cần cái ô màu đỏ, cái VLOOKUP kia, và đề xuất cách làm tốt hơn. (Bài 3 nguyên tắc sống còn để lấy yêu cầu hiệu quả nói rõ chuyện này.)
3. Xử lý thế nào khi nghe câu đó#
Mình không có công thức thần kỳ. Mấy cái này rút ra từ vài lần vỡ mặt:
Đừng gật đầu ngay. Câu đầu tiên: “Anh cho em xem file đó được không?” Xem rồi hẵng nói.
Hỏi “cái này để làm gì?” thay vì “cái này làm thế nào?” Người dùng sẽ chỉ bạn cách họ làm. Việc của BA là hỏi tại sao họ làm thế, và cái đó giải quyết vấn đề gì.
Chốt gap giữa Excel và ERP. “Excel làm được A, B, C. ERP có ưu điểm X, Y, Z cho team, nhưng mất một số thói quen cũ. Anh chịu trade-off không?” — câu hỏi thật, nghe hơi khó chịu, nhưng cần thiết.
Propose quy trình mới, đừng chỉ copy. Thay vì “em làm màn hình y chang Excel”, hãy nói “tụi mình cùng thiết kế cái tốt hơn, giữ cái hay của Excel, bỏ cái dở, thêm cái ERP làm được mà Excel không làm được”.
Mình vẫn giữ cái file Excel cũ từ dự án đầu tiên, lưu làm kỷ niệm. Mỗi lần mở ra xem, nhắc mình nhớ: người dùng không ngu — họ chỉ đang dùng công cụ họ có, theo cách họ biết. Việc của BA là cho họ thấy có cách tốt hơn.
Bạn đã nghe câu “làm giống Excel cũ nhé” bao giờ chưa? Xử lý sao? 👇