Giả sử bạn đang họp với một anh trưởng phòng, anh ấy mở ra cái file Excel đã dùng nhiều năm, ô xanh ô đỏ loạn xạ, VLOOKUP chồng lên VLOOKUP, rồi nhẹ nhàng bảo “em ơi, làm giống cái này nhé, đơn giản thôi”. Bạn cười, trong lòng thì không cười nổi.
Chưa nghe câu đó bao giờ thì chắc bạn chưa làm BA cho dự án chuyển đổi số ở Việt Nam, còn nghe rồi thì chắc bạn hiểu cái cảm giác vừa buồn cười vừa bất lực ấy.
cái Excel đó có gì đặc biệt#
Excel cũ không chỉ là một bảng tính, nó là cả một quá trình người dùng tự mày mò, từng cái conditional formatting, từng cái pivot table, từng công thức ghép từ nhiều sheet đều có lý do của nó, mà thường không phải lý do kỹ thuật, là lý do thói quen. Ô màu đỏ nghĩa là “hàng này sắp trễ”, ô màu vàng là “đang chờ duyệt”, có dòng bị ẩn vì là số tổng hợp cũ họ giữ lại để đối chiếu. Họ thuộc lòng cái file đó, còn mình vào nhìn thì chẳng hiểu gì.
Vấn đề là cái Excel ấy ổn cho một người dùng, đưa lên ERP với hàng chục người cùng nhập, cùng xem, cùng báo cáo thì mọi chuyện khác hẳn. Mình từng gặp khách muốn giữ Excel cũ chỉ vì một lý do, là họ báo cáo sếp bằng Excel, mà sếp đọc Excel cũng lâu. Theo mình, trường hợp đó chuyển sang dashboard và báo cáo ngay trên hệ thống là tốt nhất, cho cả người làm lẫn người đọc. Cái bẫy dữ liệu này mình có viết trong bài ERP không chạy trên phần mềm, mà chạy trên dữ liệu.
cái bẫy “làm giống”#
Nguy hiểm nhất không phải câu nói, mà là cái gật đầu của BA. Gật thì dễ lắm, ừ có mấy cái cột, làm y chang thôi, nhưng theo mình đó là sai to, vì làm giống Excel cũ nghĩa là copy luôn mấy cái workaround họ tự chế ra vì không có hệ thống, giữ nguyên quy trình thủ công trong khi Excel chẳng validate hay enforce business rule nào cả, và đóng khung tư duy vào cách làm cũ trong khi ERP có thể làm tốt hơn nhiều.
Rất dễ tưởng việc của BA là làm đúng y chang những gì stakeholder yêu cầu. Theo mình, việc thật là mổ xẻ cái yêu cầu đó, hỏi tại sao họ cần cái ô màu đỏ, cái VLOOKUP kia, rồi đề xuất cách làm tốt hơn, chuyện này bài 3 nguyên tắc sống còn để lấy yêu cầu hiệu quả có nói kỹ.
nghe câu đó thì làm gì#
Không có công thức thần kỳ nào đâu, chỉ có mấy việc mà theo mình nên làm.
Đừng gật đầu ngay. Câu đầu tiên nên là “anh cho em xem file đó được không?”, xem xong rồi hẵng nói.
Hỏi “cái này để làm gì?” thay vì “cái này làm thế nào?”. Người dùng sẽ chỉ cho bạn cách họ làm, còn việc của BA là hỏi tại sao họ làm thế và nó giải quyết vấn đề gì.
Chốt gap giữa Excel và ERP. Kiểu “Excel làm được A, B, C, ERP có ưu điểm X, Y, Z cho team nhưng sẽ mất một số thói quen cũ, anh chịu trade-off không?”, câu hỏi này nghe hơi khó chịu nhưng cần thiết.
Khách chưa tin thì cho chạy song song, nhưng có điểm dừng. Nhiều khi khách giữ Excel chỉ vì chưa tin hệ thống. Ở một dự án, mình đồng ý cho chạy Excel song song khoảng 2 tuần, số liệu khớp hoàn toàn thì khách ok bỏ Excel. Cái quan trọng là phải có điểm dừng, chứ để song song mãi thì thành làm trùng việc.
Đề xuất quy trình mới, đừng chỉ copy. Thay vì “em làm màn hình y chang Excel”, hãy rủ “mình cùng thiết kế cái tốt hơn nhé, giữ cái hay của Excel, bỏ cái dở, thêm mấy thứ ERP làm được mà Excel không làm được”.
người dùng không ngu#
Công bằng mà nói, không phải cái gì của Excel cũ cũng nên bỏ, có những logic nằm trong file đó là kinh nghiệm thật của người dùng, chỉ là chưa ai viết ra thôi. Người dùng không ngu, họ chỉ đang dùng công cụ họ có theo cách họ biết, và việc của BA là tách cái hay ra khỏi thói quen, rồi cho họ thấy có cách tốt hơn.
Bạn đã nghe câu “làm giống Excel cũ nhé” bao giờ chưa, và lúc đó bạn xử lý sao?
